Doporučené výstupní dokumenty
Třetí verze metody nemá explicitně žádné speciální dokumenty dokumentující průběh analýzy rizik. Zatím je vypracování soustavné dokumentace projektů v našich firmách spíše výjimkou, což se týká i dokumentace rizik. Také pro formu a vedení registru rizik nejsou dosud žádná obecná pravidla. Pokud se objeví požadavky a potřeba doporučit vzorové dokumenty, budou takové vzory doplněny v příští verzi metody.
Obecně je možno doporučit následující zásady dokumentace rizik v průběhu používání metody RIPRAN™:
- Každá fáze by měla být dokumentována samostatným dokumentem, který má uvedeno pro který projekt byla tato fáze analýzy rizik provedena. Na dokumentu by mělo být zřetelně označeno, kteří pracovníci materiál a kdy zpracovali, kdo ho schválil a podobné formální náležitosti. Dokument může mít v záhlaví logo a označení firmy, v rámci které byl vypracován.
- Identifikace, kvantifikace a návrhy analýzy je možno zpracovat buď tabulkou formou (viz popis těchto fází) nebo použít jednoduchý výčet všech skutečností pro každé riziko (viz poznámka v popisu metody na konci textu).
- Pro první a poslední fázi lze využít prostou formu strukturovaného zápisu.
- Podobně závěrečná zpráva může být formou strukturovaného zápisu.
- Pokud tabulky a jiné použité materiály nejsou k dispozici běžně ve firmě nebo nevyplývají z nějakých jiných skutečností (směrnice, metodické pokyny, apod.), přičemž pro pochopení použitého postupu jsou důležité, je potřeba takové materiály připojit k dokumentaci jako přílohy, aby bylo zřetelné, které pomocné materiály byly použity.
- V současné době je nutno preferovat elektronickou formu všech dokumentů, takže všechny výstupní dokumenty by měly mít elektronickou podobu a také by měly být v elektronické podobě archivovány.
Registr rizik projektu
Aktuální přehled rizik by měl být podpořen „Registrem rizik“ pro příslušný projekt. Ten může být řešen jako prostá tabulka vytvořená programem MS WORD resp. MS EXCEL, což obojí představuje jednoduchou variantu pro podporu práce projektového týmu, nebo jako databáze, s použitím nějakého sofistikovaného databázového systému s využitím principů SQL. Použití databázového systému typu client/server představuje ideální řešení pro řízení projektových rizik v rámci firemního řízení rizik a v podmínkách projektového řízení s aplikací firemní projektové kanceláře.
